Holded y VeriFactu: cómo configurar la facturación conforme a la Ley Antifraude

La facturación ha dejado de ser un mero trámite administrativo. En Holded, la configuración de VeriFactu y de las reglas de conformidad marca la diferencia entre una operativa segura y un riesgo innecesario frente a la Agencia Tributaria.

La Ley Antifraude prohíbe expresamente el uso de software de doble uso y exige que los registros de facturación sean inalterables. Holded actúa como sistema informático de facturación conforme a esta normativa, registrando cada factura de forma permanente desde el momento de su emisión.

Contexto normativo y papel de Holded

Desde la entrada en vigor de la normativa antifraude, las facturas emitidas no pueden modificarse. Cualquier corrección debe realizarse mediante documentos rectificativos, manteniendo siempre la trazabilidad del registro original.

En este contexto aparece VeriFactu, el sistema que regula la forma en que los registros de facturación pueden comunicarse a la Agencia Tributaria, ya sea de forma inmediata o bajo custodia interna.

Modalidades de funcionamiento: VeriFactu y No VeriFactu

Las empresas sujetas a la normativa deben definir su modalidad de funcionamiento. Holded permite optar entre facturación verificable, en la que los registros se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria, y facturación no verificable, en la que los registros se conservan internamente y solo se envían en caso de requerimiento.

La elección depende de la obligación legal y de la estrategia adoptada dentro del marco permitido. Esta decisión debe tomarse con criterio y, en muchos casos, con el asesoramiento del asesor fiscal.

Instalación del certificado electrónico

Antes de configurar VeriFactu es imprescindible instalar un certificado electrónico válido. Este certificado permite firmar electrónicamente las facturas y es obligatorio para determinadas operaciones, como la facturación electrónica a administraciones públicas.

El certificado debe subirse en su formato original y con su contraseña. Errores en esta fase suelen provocar problemas de firma y validación que afectan directamente a la emisión de documentos.

Conformidad y declaración responsable

La configuración de VeriFactu se realiza desde el apartado de conformidad dentro de las preferencias de facturación. En este espacio se muestra la declaración responsable del fabricante, que certifica el cumplimiento de la normativa antifraude.

La empresa debe indicar si está obligada o exenta y, en caso de obligación, si opta por VeriFactu o por No VeriFactu. Esta configuración puede modificarse hasta la emisión de la primera factura bajo este régimen; a partir de ese momento queda fijada hasta el cierre del ejercicio.

Supuestos habituales de exención

Existen casos en los que la empresa puede quedar exenta de VeriFactu, como las acogidas al Suministro Inmediato de Información, empresas no establecidas en España, regímenes forales específicos o situaciones de imposibilidad técnica justificada.

Estas circunstancias deben analizarse siempre con el asesor fiscal, ya que una exención mal aplicada puede generar incidencias relevantes.

Reglas de conformidad y tratamiento fiscal

Una vez definida la modalidad, Holded permite configurar reglas de conformidad que automatizan el cumplimiento de los requisitos formales. Es habitual definir reglas diferenciadas para ventas nacionales, operaciones intracomunitarias, operaciones fuera de la Unión Europea y facturas simplificadas.

En estas reglas se detallan aspectos como la identificación del emisor, la representación legal y la naturaleza fiscal de la operación. Una definición correcta evita errores en la remisión de registros y facilita su validación.

Control de errores y bloqueo de documentos

Los registros enviados pueden aparecer como correctos o con errores. Holded permite identificar estos estados y corregir la configuración cuando sea necesario. La supervisión periódica es clave para garantizar el cumplimiento continuo.

Los documentos de venta aprobados quedan bloqueados y no pueden modificarse, una consecuencia directa de la normativa antifraude. Solo los documentos en estado borrador permanecen editables.

Código QR e impuestos especiales

Las facturas emitidas incorporan un código QR, tanto en modalidad verificable como no verificable. En VeriFactu, este código permite la verificación del registro frente a la Agencia Tributaria.

Dentro del mismo bloque se gestionan los impuestos y situaciones especiales como la prorrata de IVA, permitiendo reflejar correctamente la parte no deducible conforme a la normativa vigente.

VeriFactu como cierre del bloque de facturación

La configuración de VeriFactu, junto con el certificado electrónico, las reglas de conformidad y los impuestos, completa el bloque de facturación en Holded. Una definición correcta garantiza cumplimiento legal, trazabilidad y una operativa contable segura, tal y como se recoge en el manual de VeriFactu y conformidad de Holded