Holded CRM: cómo gestionar contactos correctamente y evitar errores en tu ERP

En cualquier empresa, la información es poder. Pero en un ERP como Holded, la información es, además, el punto de partida de toda la operativa. No hay factura sin contacto. No hay cobro sin contacto. No hay contabilidad sin contacto. Por eso, comprender cómo funciona el CRM de Holded es esencial para mantener el orden, evitar duplicidades y asegurar una gestión eficaz.

Este artículo explica cómo funciona el módulo de contactos y CRM en Holded, cómo configurarlo correctamente y qué buenas prácticas debes aplicar desde el primer día.

El contacto en Holded: el centro de toda la operativa

En Holded, el contacto es la unidad básica del sistema. Puede representar a una empresa o a una persona, y puede desempeñar varios roles al mismo tiempo: cliente, proveedor, lead o acreedor. No se crean registros duplicados. Se trata siempre de una única entidad que asume distintas funciones según la operativa.

Esto tiene una consecuencia directa: toda la información comercial y contable depende de la calidad de los contactos registrados.

Si el contacto está bien definido, todo funciona. Si está mal definido, los errores se multiplican.

Cómo acceder y gestionar el CRM de Holded

El módulo de contactos se encuentra en el menú lateral de Holded. Desde esta sección puedes:

• Buscar contactos.

• Filtrar por etiquetas, tipo o régimen fiscal.

• Exportar la base de datos.

• Crear nuevos contactos.

• Editar o actualizar la información existente.

Este sistema permite trabajar con bases de datos pequeñas o con miles de registros sin perder el control.

La forma correcta de crear y mantener contactos en Holded

Una ficha de contacto debe contener, como mínimo:

• Nombre fiscal.

• Identificación fiscal (NIF o CIF).

• Dirección.

• Correo electrónico.

• Rol del contacto (cliente, proveedor, etc.).

Además, puedes añadir:

• Cuenta bancaria (IBAN).

• Condiciones de pago.

• Moneda.

• Idioma.

• Cuenta contable asociada.

Estos datos permiten automatizar la facturación y evitar errores manuales.

Por ejemplo, si defines una forma de pago y un vencimiento, Holded aplicará esa configuración automáticamente en cada factura.

Importación masiva de contactos en Holded: el método recomendado

Si tu empresa ya tiene clientes o proveedores, no debes crearlos uno a uno. Holded permite importar contactos mediante Excel.

El procedimiento correcto es:

1. Exportar la base de contactos.

2. Editar el archivo en Excel.

3. Importar el archivo actualizado.

Este sistema reduce duplicidades y mantiene la coherencia de los datos.

Es la forma más segura y eficiente de gestionar grandes volúmenes de información.

Configuración contable y fiscal de los contactos

Holded permite asignar directamente al contacto:

• Impuestos de venta y compra.

• Cuenta contable específica.

• Condiciones fiscales personalizadas.

Estas configuraciones tienen prioridad sobre las configuraciones generales.

Esto es especialmente importante en casos como:

• Clientes extranjeros.

• Administraciones públicas.

• Clientes con condiciones especiales.

El identificador único en Holded: clave para evitar duplicidades

Holded permite definir un identificador único para cada contacto. El más recomendable es el NIF o CIF, ya que garantiza que no se creen registros duplicados.

Este punto es crítico. Las duplicidades generan errores contables, problemas en informes y desorden en la gestión.

El portal del cliente y el historial de actividad

Holded ofrece funcionalidades avanzadas que muchas empresas no aprovechan:

• Historial completo de actividad.

• Registro de comunicaciones.

• Almacenamiento de documentos.

• Portal privado para el cliente.

Esto permite centralizar toda la relación comercial en un único lugar.

Por qué el CRM de Holded es la base de todo el ERP

El módulo de contactos no es un elemento más del sistema. Es el fundamento sobre el que se construyen todos los procesos comerciales y contables. Una gestión ordenada de los contactos garantiza una operativa eficiente y sin errores.

Una mala gestión, en cambio, provoca errores en facturación, contabilidad y seguimiento comercial.

Si trabajas con Holded, debes aplicar estas reglas:

• Nunca crees contactos duplicados.

• Utiliza el NIF como identificador único.

• Importa contactos mediante Excel cuando sea posible.

• Define correctamente impuestos y condiciones de pago.

• Mantén actualizada la información.

El CRM de Holded no es solo un listado de clientes. Es la columna vertebral de todo el sistema.