Holded: configuración del módulo de contabilidad para una gestión automática y coherente

La contabilidad es el núcleo de la información económica de la empresa. En Holded, la configuración del módulo contable define las reglas maestras que permiten automatizar gran parte de la operativa diaria y mantener coherencia entre facturación, tesorería y resultados.

Este bloque no sirve para crear el plan contable, sino para establecer cómo se comporta el sistema al generar cuentas, asientos y cierres.

Alcance de la configuración contable

La configuración del módulo de contabilidad se realiza desde el menú de configuración de la empresa. En este apartado se definen criterios generales que afectan a toda la operativa contable, por lo que conviene abordarlo antes de comenzar a trabajar de forma intensiva con el módulo.

Una configuración inicial correcta reduce de forma significativa correcciones manuales posteriores.

Creación automática de cuentas de clientes y proveedores

Holded permite crear automáticamente las cuentas contables de clientes y proveedores en el momento en que se realiza la primera operación con ellos.
En el caso de los clientes, se generan subcuentas de la 430.
Para proveedores o acreedores, se crean subcuentas de la 400 o, alternativamente, de la 410.

Mantener esta opción activada es recomendable, ya que garantiza coherencia entre la operativa comercial y la contabilidad, evitando duplicidades y errores de clasificación.

Cuentas contables por defecto

En las preferencias contables se definen las cuentas habituales de ventas y compras. Estas cuentas actúan como valor por defecto en la contabilización automática y deben ajustarse al tipo de actividad principal de la empresa.

Aunque pueden modificarse en documentos concretos, una definición correcta reduce ajustes y revisiones manuales.

Tesorería y medios de pago

La contabilidad de tesorería se apoya directamente en las cuentas creadas en el módulo de tesorería.
Cada banco genera su correspondiente cuenta 572, la caja se asocia a la 570 y las tarjetas o pasarelas de pago utilizan cuentas específicas o cuentas puente.

Estas cuentas se crean en el momento de dar de alta el medio de pago, no al registrar movimientos, por lo que su correcta configuración previa es esencial.

Inventario y variación de existencias

El inventario se vincula habitualmente a cuentas del grupo 300, pudiendo existir una cuenta por cada almacén. La generación automática de asientos de variación de existencias no se recomienda para la operativa diaria, ya que puede generar un volumen elevado de asientos poco manejable.

Su uso queda reservado para ajustes concretos o situaciones específicas.

Conciliación bancaria y control de asientos

En la conciliación bancaria no siempre es necesario generar un asiento por cada movimiento del extracto. En determinados casos, agrupar movimientos permite mantener una contabilidad más clara y operativa.

Holded incorpora controles para detectar asientos descuadrados y permite la renumeración de asientos, una práctica recomendable antes de cada liquidación trimestral.

Número de dígitos y estructura de cuentas

El sistema propone un número estándar de dígitos para las cuentas contables, que puede ajustarse según el volumen de clientes, proveedores o la existencia de planes contables previos.

Definir este parámetro desde el inicio evita problemas de crecimiento y reestructuración posterior.

Periodo fiscal y cierre contable

El cierre contable se realiza normalmente al final del ejercicio. Holded genera automáticamente el asiento de cierre y el de apertura del ejercicio siguiente, bloqueando el periodo cerrado para evitar modificaciones.

No es necesario cerrar trimestralmente para obtener balances o cuentas de resultados, ya que estos informes están disponibles en todo momento.

Además, es posible proteger periodos tributarios ya presentados para evitar cambios que afecten a declaraciones oficiales.

Datos fiscales y cuadro de cuentas

La configuración de datos fiscales se utiliza para la elaboración del Impuesto sobre Sociedades y las cuentas anuales. En este apartado se incorporan datos legales y registrales que deben coincidir con la documentación oficial de la empresa.

El plan contable se gestiona desde el cuadro de cuentas, donde pueden revisarse, crear nuevas cuentas y comprobar su correcta clasificación.

La contabilidad como base del sistema

Una correcta configuración inicial del módulo de contabilidad permite que Holded genere asientos automáticos coherentes, facilite los cierres fiscales y reduzca errores en la operativa diaria. Este bloque completa la configuración maestra necesaria antes de un uso intensivo del módulo contable, tal y como se recoge en el manual de configuración de contabilidad de Holded