Holded: configuración de bancos y métodos de cobro para un control real de la tesorería

La gestión de la tesorería es uno de los puntos más sensibles en cualquier empresa. En Holded, este control se articula a través de la correcta configuración de bancos, tarjetas, pasarelas de pago y cajas, que representan los medios reales por los que la empresa cobra y paga.

Una configuración incorrecta en este ámbito provoca descuadres, informes poco fiables y una visión distorsionada de la liquidez.

Finalidad de los bancos y métodos de cobro en Holded

Holded permite registrar todos los movimientos económicos de la empresa vinculándolos a cuentas financieras concretas. Cada banco, tarjeta, pasarela o caja debe reflejar un medio real de cobro o pago.

Este planteamiento garantiza la coherencia entre la operativa diaria, la información contable y los informes financieros, facilitando el seguimiento de cobros pendientes y pagos realizados.

Tipos de cuentas financieras

Holded distingue varios tipos de cuentas, cada una con una función específica.
El banco representa una cuenta bancaria real y se utiliza para transferencias, domiciliaciones y conciliaciones.
La tarjeta permite registrar gastos realizados con tarjetas de débito o crédito de la empresa.
Las pasarelas de pago reflejan cobros intermedios en ventas online o a distancia, donde el dinero no llega de forma inmediata al banco.
La caja se utiliza para gestionar efectivo y controlar entradas y salidas de dinero físico.

Separar correctamente estos medios es esencial para evitar errores en la tesorería.

Creación y saldo inicial de las cuentas

Al crear una cuenta financiera en Holded es necesario definir su tipo, nombre identificativo, moneda y saldo inicial. Este último debe reflejar la situación real en el momento de comenzar a trabajar con la herramienta.

Un saldo inicial incorrecto genera diferencias desde el primer día y arrastra errores en todos los informes posteriores.

Pasarelas de pago y control de comisiones

Las pasarelas de pago requieren un tratamiento específico. Registrar directamente el cobro en el banco genera una imagen irreal de la tesorería, ya que el dinero suele liquidarse días después y con comisiones.

El procedimiento correcto consiste en registrar primero el cobro en la pasarela y, posteriormente, la transferencia al banco cuando el importe se ingresa realmente. De este modo se identifican comisiones, retrasos y saldos pendientes de liquidar.

Relación entre cuentas y métodos de pago

Los métodos de cobro y pago definidos en Holded deben estar vinculados a la cuenta financiera correcta. Una relación errónea provoca cobros asignados a cuentas equivocadas y dificulta el seguimiento de movimientos.

Revisar periódicamente estas vinculaciones es una buena práctica para mantener la coherencia del sistema.

Gestión de cuentas existentes

Holded permite activar, desactivar o archivar cuentas según las necesidades operativas. Desactivar o archivar una cuenta mantiene el historial y evita incoherencias, algo especialmente importante en cuentas que ya han tenido movimientos.

La eliminación de cuentas con histórico no es recomendable.

Impacto directo en la información financiera

La correcta configuración de bancos y métodos de cobro afecta de forma directa al control de tesorería, la fiabilidad de los informes económicos y la detección de problemas de liquidez.

Aplicar criterios claros desde el inicio permite tomar decisiones basadas en datos reales, tal y como se detalla en el manual de gestión de bancos y métodos de cobro de Holded