Holded: gestión de usuarios y roles para controlar accesos y proteger la información

La gestión de usuarios y roles en Holded es uno de los pilares de una implantación correcta. Definir quién accede a la plataforma y qué puede hacer cada persona no solo es una cuestión organizativa, sino también de seguridad, cumplimiento normativo y control interno.

Una configuración deficiente en este punto suele derivar en accesos innecesarios, errores operativos y riesgos sobre información sensible.

Objetivo de la gestión de usuarios en Holded

Holded permite controlar de forma precisa el acceso a módulos y funcionalidades mediante roles. Cada usuario trabaja únicamente con la información que necesita, evitando exposiciones indebidas y facilitando una operativa más clara dentro de la empresa.

El sistema combina roles predefinidos con la posibilidad, en suscripciones avanzadas, de crear roles personalizados adaptados a estructuras organizativas más complejas.

Acceso y alta de usuarios

La gestión de usuarios se realiza desde el menú de configuración de la empresa. Desde este apartado es posible consultar los usuarios activos, invitar a nuevas personas y asignarles un rol en el momento de la invitación.

El correo electrónico actúa como identificador único. El usuario recibe una invitación que debe aceptar para acceder a la cuenta, creando credenciales si no dispone de una cuenta previa en Holded.

Roles estándar disponibles

En las suscripciones estándar, Holded ofrece roles con permisos definidos. Entre los más habituales se encuentran propietario, administrador, finanzas, ventas, recursos humanos o perfiles vinculados a proyectos y CRM.

Cada rol limita el acceso a módulos concretos, lo que permite adaptar la plataforma a la estructura real de la empresa sin complicar la gestión diaria.

El rol de propietario y la continuidad de la cuenta

El rol de propietario representa el máximo nivel de control sobre la cuenta. Holded permite transferir este rol a otro usuario administrador, una funcionalidad clave para garantizar la continuidad operativa ante cambios organizativos o de personal.

Esta posibilidad evita bloqueos y dependencias innecesarias de una única persona.

Usuarios de Equipo Pro y gestión de empleados

El rol de usuario de Equipo Pro está pensado para perfiles que solo necesitan acceder a funcionalidades relacionadas con la gestión interna del personal. En Holded, usuario y empleado son conceptos distintos, por lo que es necesario crear la ficha de empleado, dar de alta el contrato y asociar ambos elementos.

Solo tras completar este proceso el usuario puede operar plenamente dentro del módulo de empleados.

Seguridad y control de accesos

Holded incorpora medidas de seguridad como la autenticación de doble factor, que se activa ante accesos desde nuevos dispositivos o ubicaciones. Cada usuario solo puede visualizar la información correspondiente a su rol, reforzando la confidencialidad de los datos.

Este enfoque reduce riesgos y mejora el control interno sin añadir complejidad al sistema.

Roles personalizados en planes avanzados

En suscripciones superiores, Holded permite crear roles personalizados combinando permisos de distintos módulos. Esta opción resulta especialmente útil para perfiles híbridos o estructuras organizativas no estándar.

Una definición precisa de estos roles evita accesos innecesarios y mejora la eficiencia en el trabajo diario.

Configurar usuarios desde el inicio

La gestión de usuarios y roles debe abordarse en las primeras fases de implantación. Establecer criterios claros desde el principio evita revisiones posteriores complejas y reduce riesgos operativos, tal y como se recoge en el manual de gestión de usuarios y roles de Holded