Holded: configuración de plantillas de documentos para una facturación clara y conforme a la normativa

Los documentos comerciales son la cara visible de la empresa. En Holded, la configuración de las plantillas de documentos determina no solo el aspecto de facturas y presupuestos, sino también su claridad, su coherencia operativa y su adecuación a la normativa vigente.

Una plantilla mal configurada genera confusión, errores recurrentes y problemas en la relación con clientes y proveedores.

Función de las plantillas de documento en Holded

Las plantillas definen el formato de facturas, presupuestos, pedidos, albaranes o facturas proforma. Aunque su personalización tiene un componente visual, su finalidad principal es garantizar que la información esencial se muestre de forma clara, completa y correcta.

Estos documentos representan formalmente a la empresa, por lo que deben configurarse con criterios legales y operativos, no solo estéticos.

Dónde se configuran las plantillas

La configuración de plantillas se realiza desde el menú de configuración, dentro del apartado de facturación. Este espacio engloba todo el ciclo comercial, tanto de ventas como de compras, por lo que los cambios afectan a múltiples documentos.

Es recomendable abordar este ajuste una vez definidas las formas de pago, ya que estas se reflejan directamente en los documentos emitidos.

Idioma y traducción automática

Holded permite que los documentos se traduzcan automáticamente al idioma del contacto. Una única plantilla puede utilizarse para clientes de distintos países, adaptando de forma automática los textos principales y el nombre del documento.

Esta funcionalidad reduce la necesidad de mantener múltiples plantillas y simplifica la gestión documental.

Gestión y nomenclatura de plantillas

Al acceder al listado de plantillas, Holded ofrece una plantilla por defecto. Renombrarla con un nombre identificativo, como plantilla corporativa, facilita su uso diario.

Desde el menú de acciones es posible duplicar o eliminar plantillas. La duplicación resulta especialmente útil para crear variantes sin modificar la plantilla base.

Elección del diseño y personalización visual

Holded ofrece distintos diseños base. Antes de seleccionar uno, conviene revisar su legibilidad y claridad. Algunos diseños muy visuales pueden resultar poco prácticos en contextos administrativos.

Dentro del editor es posible ajustar elementos básicos como el logotipo, la tipografía, la orientación del documento o la inclusión de marcas de agua, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

Contenido del documento y campos personalizados

Las plantillas permiten definir qué información aparece en líneas, totales, impuestos y resúmenes. También es posible añadir campos personalizados para referencias internas u otros datos específicos.

Desde un punto de vista normativo, es imprescindible que la base imponible, los impuestos y el total del documento estén claramente identificados.

Textos legales y condiciones comerciales

Las plantillas permiten incluir bloques de texto para condiciones comerciales, términos legales, plazos o garantías. Estos textos son especialmente útiles en presupuestos y ofertas, donde resulta clave dejar constancia de las condiciones acordadas.

Su correcta ubicación mejora la claridad del documento y reduce incidencias posteriores.

Personalización avanzada mediante HTML

En determinadas suscripciones, Holded permite editar las plantillas mediante HTML. Esta opción ofrece un mayor control, pero debe utilizarse con cautela.

Con la adaptación a sistemas antifraude y Verifactu, algunas partes del código son sensibles. Modificaciones incorrectas pueden provocar errores o bloqueos, por lo que se recomienda realizar cambios muy concretos y siempre basados en la documentación oficial.

Buenas prácticas en el uso de plantillas

Desde un punto de vista operativo, lo más eficiente es trabajar con una plantilla principal y, como mucho, una o dos adicionales. Un número excesivo de plantillas aumenta la probabilidad de errores al emitir documentos.

Una plantilla bien definida, clara y conforme a la normativa permite automatizar la emisión de documentos y mantener una imagen profesional coherente, tal y como se detalla en el manual de configuración de plantillas de documentos de Holded