Holded: configuración de las formas de pago para una facturación sin errores

La facturación en Holded no se limita a emitir documentos. Detrás de cada factura hay una estructura de cobros que debe estar bien definida para que la tesorería refleje la realidad de la empresa. La configuración de las formas de pago es una pieza clave en ese engranaje.

Este ajuste debe realizarse una vez creadas y sincronizadas las cuentas bancarias, tarjetas, pasarelas y cajas. Alterar ese orden suele generar incidencias difíciles de rastrear después.

Dónde se configuran las formas de pago

Las formas de pago se definen desde el menú de configuración, dentro de las preferencias de facturación. Desde este apartado se establece cómo va a cobrar la empresa y a qué cuenta financiera se imputará cada operación.

Configurar este bloque antes de empezar a facturar evita errores repetitivos en documentos, vencimientos incorrectos y descuadres posteriores en la tesorería.

Relación directa con las cuentas financieras

Las formas de pago no funcionan de manera independiente. Cada una debe estar vinculada a una cuenta concreta: banco, caja o pasarela de pago. Por ello, el proceso lógico es claro: primero crear las cuentas financieras y después definir las formas de pago.

Esta relación garantiza que cada cobro se registre en el lugar correcto y que los informes financieros sean coherentes.

Transferencia bancaria como forma de pago habitual

La transferencia bancaria suele configurarse como forma de pago predeterminada. En su definición se establece el nombre visible, el texto que aparecerá en la factura, la cuenta bancaria asociada y el vencimiento.

Incluir el IBAN en el texto visible del documento facilita el pago al cliente y reduce incidencias. Una vez creada, puede aplicarse automáticamente en la emisión de facturas.

Gestión de varias cuentas bancarias

Cuando la empresa trabaja con varias cuentas, es fundamental identificarlas con nombres claros y diferenciados. Esta práctica evita errores al asociarlas a las formas de pago y facilita el trabajo diario.

Tras modificar el nombre de una cuenta, conviene revisar la configuración para asegurarse de que los cambios se reflejan correctamente.

Vencimientos y control de cobros

Cada forma de pago permite definir su vencimiento. En pagos inmediatos, como efectivo o tarjeta, el vencimiento suele coincidir con la fecha de emisión. En pagos aplazados, este parámetro es esencial para el control de cobros y la planificación de tesorería.

Una mala definición de vencimientos distorsiona los listados de cobros pendientes y dificulta el seguimiento financiero.

Pago al contado y uso de cajas

El pago al contado se vincula a una caja concreta y debe configurarse con vencimiento inmediato. Es importante no activar opciones pensadas para otros contextos, como la inclusión del IBAN del cliente, que no tienen sentido en este tipo de cobros.

Separar correctamente efectivo, banco y pasarelas evita confusiones y descuadres.

Pasarelas de pago electrónicas

Holded permite integrar pasarelas de pago como Stripe desde el módulo de tesorería. Una vez conectadas, pueden utilizarse como forma de pago en facturación, enviando al cliente un enlace para realizar el pago.

Este sistema automatiza el cobro y mejora la experiencia del cliente, siempre que la pasarela esté correctamente vinculada a su cuenta correspondiente.

Verificación final de la configuración

Tras configurar las formas de pago es imprescindible guardar los cambios y emitir una factura de prueba. Esta comprobación permite verificar que la información mostrada es correcta y que los cobros se asignan al destino adecuado.

Una configuración previa coherente de formas de pago reduce errores, automatiza procesos y mejora la gestión financiera diaria, tal y como se detalla en el manual específico de configuración de formas de pago en Holded