Holded: cómo configurar las preferencias de facturación para trabajar con agilidad y sin errores

La emisión de facturas es una tarea diaria en muchas empresas. En Holded, las preferencias de facturación permiten definir de antemano los valores habituales que se aplicarán automáticamente a cada documento, reduciendo trabajo manual y minimizando errores recurrentes.

Estas preferencias no sustituyen la revisión individual de cada factura, pero sí establecen una base sólida sobre la que trabajar con orden y coherencia.

Finalidad de las preferencias de facturación

Las preferencias de facturación actúan como valores por defecto en los documentos de venta y compra. Su función principal es agilizar la operativa diaria y evitar tener que repetir configuraciones en cada factura.

Aunque cualquier dato puede modificarse manualmente en un documento concreto, una definición inicial correcta ahorra tiempo y reduce incidencias.

Dónde se configuran y cuándo hacerlo

Las preferencias se configuran desde el menú de configuración, dentro del apartado de facturación. Este paso debe realizarse una vez completadas las configuraciones previas de la cuenta, la tesorería, las formas de pago y las plantillas de documentos.

El orden es importante: las preferencias se apoyan en configuraciones anteriores y no deben definirse de forma aislada.

Vencimientos, formas de cobro e impuestos habituales

Entre los primeros ajustes se encuentran el vencimiento habitual de las facturas, la forma de cobro por defecto y los impuestos más comunes. Estos valores deben reflejar la operativa real de la empresa.

Definir correctamente estos parámetros evita modificaciones constantes y mejora el control de cobros y la planificación de tesorería.

Orden de prioridad de los impuestos

Holded aplica los impuestos siguiendo un orden jerárquico que conviene conocer. En primer lugar se aplica el impuesto definido en la ficha del contacto, después el del producto o servicio y, solo en último lugar, el impuesto configurado en las preferencias.

El impuesto de las preferencias actúa como valor de respaldo cuando no existe una definición más específica, lo que evita que una factura quede sin impuesto por un descuido.

Cuentas contables por defecto

En las preferencias también se definen las cuentas contables de ventas y compras que se utilizarán en la contabilización automática. Estas cuentas sirven como base para la generación de asientos y aportan coherencia al sistema contable.

Aunque pueden ajustarse posteriormente, una definición inicial adecuada reduce correcciones y revisiones manuales.

Facturación recurrente y notificaciones

Holded permite configurar la facturación recurrente para servicios periódicos, como cuotas o mantenimientos. Desde las preferencias se puede decidir si se desea recibir notificaciones cuando se generen estos documentos.

Esta funcionalidad resulta especialmente útil en modelos de negocio con ingresos recurrentes y operativas repetitivas.

Plantilla y correo por defecto

En este apartado se selecciona la plantilla de documento y el formato de correo que se utilizarán por defecto al emitir facturas. Definir estos valores evita selecciones manuales en cada envío y mantiene una imagen coherente en las comunicaciones con el cliente.

Series y numeración de documentos

Las preferencias incluyen la configuración de series y contadores de facturación. Cada serie puede tener su propio prefijo, año y contador independiente, siempre manteniendo la correlación exigida por la normativa.

Esta flexibilidad permite trabajar con distintas series según el tipo de operación, el ejercicio o la actividad, sin perder el control.

Facturas rectificativas y numeración en compras

Las facturas rectificativas deben vincularse a la serie de la factura original que corrigen, garantizando la trazabilidad exigida por la normativa antifraude.

En el ámbito de las compras, Holded permite añadir una numeración interna adicional que facilita la organización y búsqueda de facturas recibidas, sin sustituir el número del proveedor.

Preferencias como base de la operativa diaria

Las preferencias de facturación, junto con las formas de pago y las plantillas de documentos, constituyen la base del ciclo comercial en Holded. Una configuración adecuada permite emitir documentos de forma rápida, coherente y conforme a la normativa, tal y como se detalla en el manual de preferencias de facturación de Holded