Holded: cómo realizar la configuración inicial de la cuenta para evitar errores futuros

La correcta implantación de Holded comienza con una configuración inicial bien planteada. Este primer ajuste no es un trámite menor: de él dependen la coherencia de los datos, el funcionamiento de los procesos automáticos y la estabilidad de la operativa diaria.

Una configuración apresurada suele derivar en correcciones posteriores más complejas y costosas. Por ello, conviene abordar este proceso con criterio y una visión global del sistema.

Acceso al menú de configuración

Una vez comprendido el entorno general de trabajo en Holded, el siguiente paso es acceder al menú de configuración desde la barra superior de la empresa. La navegación interna se organiza mediante rutas jerárquicas que permiten moverse entre secciones sin perder la referencia del punto en el que se está trabajando.

Este sistema facilita una configuración ordenada y evita errores derivados de cambios dispersos.

Datos básicos de la empresa

En la configuración de la cuenta se definen los datos generales de la empresa: nombre legal, identificación fiscal, correo electrónico principal y, en su caso, nombre comercial. Esta información constituye la base sobre la que se generan documentos, comunicaciones y procesos internos.

También es posible incorporar el logotipo, añadir la web corporativa y activar un portal básico que podrá ampliarse más adelante. Cualquier error en esta fase se replica en facturas, presupuestos y comunicaciones, por lo que conviene revisarla con detenimiento.

Direcciones, formatos y preferencias generales

La definición de direcciones de facturación y preferencias generales influye directamente en la generación de documentos y en procesos automáticos como las importaciones. Moneda, formato numérico, decimales, zona horaria o formato de fecha son parámetros que deben alinearse con la realidad operativa de la empresa.

Especial atención merece el formato de fecha, ya que un ajuste incorrecto puede provocar errores en las importaciones de datos.

Usuarios y colaboración con la asesoría

Holded permite gestionar usuarios internos en función del plan contratado y, además, invita a asesorías externas sin consumo de licencias. Esta opción resulta especialmente útil para el trabajo contable y fiscal colaborativo.

La conexión directa con la asesoría evita intercambios innecesarios de información y reduce de forma significativa la carga administrativa periódica.

Configuración del correo electrónico

Desde Holded pueden enviarse facturas, presupuestos y otros documentos directamente desde la plataforma. Estos envíos quedan registrados en un historial accesible desde la configuración.

El sistema permite utilizar el correo interno de Holded o configurar un servidor SMTP propio, opción habitual cuando se desea mantener una trazabilidad completa también en el correo corporativo.

Remitente, copias y control de envíos

La definición del remitente y la posibilidad de activar copias ocultas a una dirección interna permiten mantener un control riguroso de todas las comunicaciones enviadas desde la plataforma. Este aspecto resulta clave para el seguimiento documental y la gestión de incidencias.

Plantillas de correo y personalización

Holded incorpora plantillas de correo configurables que pueden adjuntar documentos en PDF o incluir enlaces al portal. Es recomendable trabajar con pocas plantillas bien definidas para evitar errores en el envío.

Las plantillas admiten variables dinámicas y personalización mediante HTML, lo que permite adaptar la comunicación sin intervención manual y mantener una imagen corporativa coherente.

Portal de clientes y proveedores

El portal privado de Holded permite a clientes y proveedores acceder a sus documentos, descargarlos y, en determinados casos, aprobar presupuestos o realizar pagos. El acceso es individual y requiere la activación previa desde la ficha del contacto.

Este portal mejora el control documental y reduce intercambios de correos innecesarios.

Configuración inicial como base del sistema

Una correcta configuración inicial de la cuenta, del correo y del portal sienta las bases para una operativa fluida y segura. Dedicar tiempo a este proceso reduce incidencias futuras y mejora la eficiencia diaria, tal y como se detalla en el manual de configuración inicial de Holded